Centrale Contractbeheerder CDI-office

Bij VWS werken we dagelijks aan maatschappelijke opgaven die Nederland raken. Achter goed functionerende publieke dienstverlening schuilt een organisatie die haar processen op orde heeft — ook als het gaat om inkoop en contractbeheer.

Als Centrale Contractbeheerder binnen VWS ben jij degene die overzicht creëert, kwaliteit bewaakt en contractbeheer verder professionaliseert. Je werkt op het snijvlak van administratie, procesverbetering en samenwerking. Een rol voor iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, scherpte houden en samen bouwen aan verdere verbetering. Daarmee lever je direct een bijdrage aan professionele bedrijfsvoering en betrouwbare contractafspraken binnen VWS.

Je komt terecht in een organisatie die volop in ontwikkeling is. Met de implementatie van het nieuwe inkoopsysteem Onventis werkt VWS aan centrale regie, uniforme werkwijzen en verdere professionalisering van contractbeheer.

Is deze functie iets voor jou? Lees dan verder en solliciteer!

Wat ga je doen als Centrale Contractbeheerder?

Als Centrale Contractbeheerder ben jij verantwoordelijk voor het centraal beheren, registreren en optimaliseren van contractgegevens binnen VWS. Je zorgt ervoor dat contractinformatie volledig, actueel en uniform beschikbaar is in het centrale contractregister van Onventis.

VWS werkt hierin samen met verschillende partijen. Contracten die via de Rijks Inkoopsamenwerking (RIS) tot stand komen, worden centraal geregistreerd. Daarnaast beheren directies binnen VWS zelfstandig afgesloten contracten en orders binnen het systeem. In deze dynamiek zorg jij voor samenhang, kwaliteit en overzicht.

Je bent de verbindende schakel tussen het CDI-office, contracteigenaren, de gebruikersorganisatie en de RIS. Je ondersteunt collega’s bij contractbeheer, bewaakt de kwaliteit van contractdossiers en signaleert kansen om processen slimmer en efficiënter in te richten. Daarmee draag je bij aan een toekomstbestendige contractbeheerorganisatie.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Registreren, controleren en beheren van contracten en contractdossiers in Onventis;
• Bewaken van de volledigheid, juistheid en actualiteit van contractgegevens;
• Ondersteunen van contracteigenaren bij contractbeheer en administratieve verplichtingen;
• Afstemmen met CDI-adviseurs, contracteigenaren en RIS-contractbeheer;
• Opstellen van rapportages en managementinformatie over de contractportefeuille;
• Signaleren en doorvoeren van verbeteringen in processen, registratie en werkwijzen;
• Bijdragen aan de verdere professionalisering van contractbeheer binnen VWS.

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

Je start de dag samen met je collega’s van het CDI-office tijdens de dagstart. Jullie bespreken lopende werkzaamheden, stemmen prioriteiten af en kijken waar jullie elkaar kunnen ondersteunen.

Daarna ga je aan de slag met nieuw binnengekomen contracten. Je controleert contractgegevens, maakt registraties aan in Onventis en zorgt ervoor dat dossiers volledig en correct worden opgebouwd.

Later op de ochtend heb je overleg met een CDI-adviseur en een contracteigenaar over een contractdossier waarin nog informatie ontbreekt. Jij weet precies welke gegevens nodig zijn en schakelt waar nodig met de RIS om alles compleet te krijgen.

Na de lunch met het team in ons bedrijfsrestaurant bereid je het tweewekelijkse contractbeheeroverleg voor. Je verzamelt bevindingen uit de praktijk en denkt actief mee over verbeteringen in processen, werkwijzen en het gebruik van contractsjablonen.

Daarnaast stel je rapportages op over de status en kwaliteit van de contractadministratie en verstuur je notificaties richting contracteigenaren om belangrijke contractmomenten tijdig op te volgen.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt continu tussen administratie, procesverbetering, afstemming en advisering. Juist die combinatie maakt deze functie veelzijdig en uitdagend.

En minstens zo belangrijk: binnen het CDI-office is er ook ruimte voor werkplezier, kennisdeling en verbinding. Een gezamenlijke lunch, een teamuitje of een spontaan etentje met collega’s komt regelmatig voor.

Wie ben jij?

Jij bent iemand die van nature overzicht creëert. Je werkt zorgvuldig, ziet snel waar informatie ontbreekt en vindt het belangrijk dat processen goed georganiseerd zijn. Tegelijkertijd begrijp je dat contractbeheer mensenwerk is. Je weet anderen mee te nemen, stelt de juiste vragen en onderhoudt gemakkelijk contact met verschillende stakeholders binnen en buiten de organisatie.

Je voelt je prettig in een omgeving die volop in ontwikkeling is. Verandering zie jij niet als iets ingewikkelds, maar als een kans om processen slimmer en beter in te richten. Daarbij houd je oog voor kwaliteit, samenwerking en resultaat.

Je krijgt energie van het verbeteren van structuren en processen en we zijn dan ook benieuwd naar jouw visie hierop.

Over het CDI-office

De interdepartementale inkoopfunctie binnen VWS wordt gecoördineerd door de Coördinerend Directeur Inkoop (CDI) en het CDI-office, een klein, informeel en gedreven team van ongeveer tien collega’s.

Het CDI-office werkt aan klant- en waardegericht inkopen binnen VWS. Daarbij werken we nauw samen met interne klanten, controllers, financieel en juridisch adviseurs, Inkoop Uitvoering Centra (IUC’s) en andere partners. Samen zorgen we ervoor dat VWS doelmatig, rechtmatig, innovatief en duurzaam inkoopt.

De afgelopen jaren heeft het CDI-office een sterke ontwikkeling doorgemaakt. Denk aan:

• de verdere professionalisering van processen;
• verbeterde samenwerking met partners;
• het vernieuwde duurzame inkoopbeleid;
• de implementatie van de nieuwe inkoopapplicatie Onventis.

De sfeer binnen het team is informeel, professioneel en ambitieus. We werken hard, maar staan ook altijd voor elkaar klaar. Samenwerking, kennisdeling en ontwikkeling staan centraal. Want goed inkopen en goed contractbeheer doe je nooit alleen.

Functie-eisen

Wij zoeken een collega die:

• Beschikt over hbo-werk- en -denkniveau en ervaring heeft met administratieve werkzaamheden binnen inkoop, contractbeheer of financiën;
• Aantoonbare werkervaring heeft binnen een inkoop- of contractbeheeromgeving, bijvoorbeeld als contractbeheerder, administratief medewerker inkoop of (junior) inkoper;
• Ervaring heeft met administratieve systemen; ervaring met inkoop- of contractmanagementsystemen zoals Onventis is een pre;
• Nauwkeurig werkt, overzicht houdt en sterk is in plannen en organiseren;
• Analytisch, omgevingsbewust en resultaatgericht is en verbeterkansen in processen weet te signaleren;
• Flexibel is en goed functioneert in een organisatie die volop in ontwikkeling is, waarbij werkzaamheden en prioriteiten kunnen verschuiven.

Voldoe je niet aan alle bovenstaande eisen, maar denk je wel dat je waardevolle kennis, ervaring en energie kunt toevoegen aan deze rol? Dan nodigen we je van harte uit om toch te solliciteren. We zijn benieuwd naar jouw inbreng en overtuiging: laat ons zien waarom jij de juiste kandidaat bent voor deze functie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) laat VWS beter presteren. Doordat OBP zich richt op de organisatie, bedrijfsvoering en personeel kunnen onze collega’s zich richten op hun taak. Zo maken wij het verschil.

De directie OBP bestaat uit de volgende afdelingen:

• Personeel en Organisatie: richt en ondersteunt de ontwikkeling van de medewerkers, managers en organisatie van VWS door onder andere HT beleidsontwikkeling, advisering bi personele, arbeidsjuridische en integriteits-gerelateerde vraagstukken als ook recruitment, organisatie-advies en de afhandeling van administratieve p-processen.
• VWS Flex: koppelt concern breed de vraag naar tijdelijk werk op prioritaire dossiers aan de beschikbare tijdelijke capaciteit. Daarmee levert VWS Flex een bijdrage aan het resultaatgericht en flexibel werken binnen VWS en het beperken van externe inhuur.
• Werkomgeving, Inkoop, Strategie en proces (WISP): is verantwoordelijk voor de implementatie van rijksbrede kaders bij VWS en voor specifieke kaderstelling en specialistische advisering ten behoeve van het VWS-bestuur en de VWS-onderdelen op het gebied van faciliteiten, huisvesting en inkoop. WISP geeft gevraagd en ongevraagd advies op het gebied van rijksbrede bedrijfsvoering (Strategisch Advies). Tevens worden in opdracht van de directie Financieel Economische Zaken (FEZ) tweedelijns activiteiten op het gebied van kwaliteit en procesbeheersing uitgevoerd (Kwaliteit Proces & Advies).
• Informatievoorziening: ondersteunt het kerndepartement en dienstonderdelen in de informatiebehoefte, inclusief kaderstelling en toetsing in samenwerking met de directie Informatiebeleid, beheert applicaties en verzorgt toegang tot- en beheer van informatie. Informatievoorziening bestaat uit de teams CIO-Kern/Informatiemanagement, Kennisplein, I-team (functioneel beheer) en het programma Open Overheid.
• Bedrijfsbureau: ondersteunt de primaire processen van de directie, zoals bedrijfsvoering en ondersteuning, evenementenbureau, communicatie, inkoop, financiën & control en chauffeursdiensten.

Bijzonderheden

• Meer weten over de functie en de uitdagingen in ons team? Neem dan gerust contact op met Peter Vogel, Manager WISP via 06 - 50 17 51 24 of per mail p.vogel@minvws.nl;
• Goed om te weten: Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan;
• We zijn benieuwd naar jouw motivatie voor deze functie en zien een toelichting daarvan dan ook graag terug in je sollicitatiebrief. Daarnaast vragen we om in jouw cv uitvoerig jouw werkzaamheden te omschrijven, zodat we een juiste inschatting kunnen maken van jouw ervaring;
• Ben je een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie;
• We gaan graag voor een duurzame arbeidsrelatie. Daarom bieden we je, na gebleken goed functioneren tijdens het eerste jaarcontract, uitzicht op een vast dienstverband.