Centrale Key-user CDI-Office

Achter een goed werkend inkoopproces staan mensen die overzicht houden, systemen begrijpen en continu verbeteren. In deze rol combineer je precies die elementen. Als key-user binnen VWS ondersteun je collega’s, optimaliseer je processen en draag je actief bij aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen VWS.

In deze functie zit je midden in de inkoopketen. Je overziet processen, signaleert knelpunten en helpt de organisatie verder in een omgeving die volop in ontwikkeling is. Jij zorgt ervoor dat ons inkoopsysteem ‘Onventis’ niet alleen een systeem is, maar een hulpmiddel waarmee collega’s daadwerkelijk goed kunnen werken.

Met jouw werk draag je direct bij aan een professionele, rechtmatige en toekomstbestendige bedrijfsvoering binnen VWS. Is deze functie iets voor jou? Lees dan verder.

Wat ga je doen als Centrale Key-user Inkoop?

Als key-user speel je een centrale rol in het dagelijks functioneren en verbeteren van het inkoopproces binnen VWS. Je ondersteunt collega’s bij het gebruik van Onventis, bewaakt de kwaliteit van gegevens en processen en zorgt dat aanvragen, orders en contractregistraties correct en efficiënt verlopen.

Je bevindt je midden in het inkoopproces en werkt samen met behoeftestellers, financieel adviseurs, managers, operationeel inkopers, contractbeheerders, de financiële administratie en de Rijks Inkoopsamenwerking (RIS). Daardoor overzie je de volledige keten en zie je snel waar processen slimmer, eenvoudiger of beter kunnen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Controleren en verwerken van inkoopaanvragen in Onventis;
• Opstellen van offerteaanvragen en conceptorders;
• Beheren en controleren van contract- en leveranciersgegevens;
• Ondersteunen van gebruikers bij vragen over processen en systeemgebruik;
• Signaleren en oplossen van knelpunten in het inkoopproces;
• Testen van nieuwe functionaliteiten en meedenken over procesverbeteringen;
• Verzorgen van instructies, trainingen en ondersteuning aan gebruikersgroepen;
• Ondersteunen bij de afhandeling van aanvragen richting de Rijks Inkoopsamenwerking (RIS).

Wat deze functie bijzonder maakt, is dat je niet alleen uitvoert, maar ook actief meebouwt aan verbeteringen. Jij ziet waar processen vastlopen, analyseert patronen en vertaalt die samen met collega’s, functioneel beheer en de product owner naar concrete oplossingen.

Je bent daarmee niet alleen key-user van een systeem, maar ook een belangrijke schakel in de verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen VWS.

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

Je start de dag met een korte dagstart met collega’s van het CDI-office. Samen bespreken jullie lopende werkzaamheden, vragen vanuit de organisatie en verbeterpunten in het proces.

Vervolgens controleer je nieuwe aanvragen in Onventis en zorg je dat orders correct gekoppeld worden aan contracten. Je signaleert afwijkingen in data of processtappen en stemt deze af met collega’s en/of leveranciers.

Na de lunch met het team in ons bedrijfsrestaurant ondersteun je gebruikers bij vragen over Onventis. Verder analyseer je terugkerende knelpunten in het systeemgebruik en denk je mee over verbeteringen in processen en werkwijzen.

Ook werk je mee aan het testen van nieuwe functionaliteiten, bereid je gebruikerssessies of trainingen voor en stem je verbeterinitiatieven af met de product owner of functioneel beheer.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt continu tussen ondersteuning, procesverbetering, systeemgebruik en samenwerking met verschillende stakeholders binnen de organisatie.

En minstens zo belangrijk: binnen het CDI-office is er ook ruimte voor werkplezier, kennisdeling en verbinding. Een gezamenlijke lunch, een teamuitje of een spontaan etentje met collega’s komt regelmatig voor.

Wie ben jij?

Je bent iemand die graag overzicht houdt en energie krijgt van het verbeteren van processen. Je vindt het leuk om collega’s verder te helpen en ziet snel waar systemen of werkwijzen slimmer ingericht kunnen worden. Daarbij werk je nauwkeurig en voel je je prettig in een omgeving waarin processen nog volop in ontwikkeling zijn.

Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en stakeholders en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden. Omdat je zowel met systemen als met mensen werkt, combineer je analytisch vermogen met een praktische en klantgerichte instelling. Je neemt initiatief, denkt in oplossingen en vindt het vanzelfsprekend om actief mee te bouwen aan verbeteringen binnen de organisatie.

Over het CDI-office

De interdepartementale inkoopfunctie binnen VWS wordt gecoördineerd door de Coördinerend Directeur Inkoop en het CDI-office. Vanuit een klein, deskundig en gedreven team werken we aan professioneel, doelmatig en duurzaam inkopen binnen VWS.

We werken nauw samen met collega’s binnen de organisatie, controllers, juristen, financieel adviseurs, uitvoeringsorganisaties en de Rijks Inkoopsamenwerking (RIS). Daarbij combineren we inhoudelijke ambitie met een informele werksfeer en veel ruimte voor samenwerking, initiatief en ontwikkeling. We hebben een duidelijke ambitie: inkopen die niet alleen rechtmatig zijn, maar ook slim, duurzaam en werkbaar.

De afgelopen jaren hebben we grote stappen gezet in de verdere professionalisering van de inkoopfunctie. Daarbij hebben we gebouwd aan:

• Een sterker team;
• Betere aansluiting op de organisatie;
• Een vernieuwd duurzaam inkoopbeleid;
• De implementatie van het systeem Onventis.

We zijn nog volop in ontwikkeling. Juist daarom krijg je in deze functie de ruimte om zichtbaar impact te maken op processen, samenwerking en ondersteuning binnen VWS.

Functie-eisen

Zie jij sneller dan anderen waar een proces vastloopt? Ga jij pas door als iets echt beter werkt?
Dan willen we graag kennis met je maken! Wij vragen dan ook: 

• Hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur in de richting van bedrijfskunde, bedrijfsvoering, administratie, inkoop of informatiemanagement;
• Aantoonbare ervaring met administratieve of procesmatige werkzaamheden, bijvoorbeeld binnen inkoop, contractbeheer of financiële administratie;
• Ervaring met digitale systemen en administratieve applicaties; ervaring met een inkoop- of contractmanagementsysteem is een pre;
• Je bent analytisch sterk en kunt proces- of systeemknelpunten signaleren en vertalen naar verbeteringen;
• Je bent communicatief vaardig en vindt het leuk om gebruikers te ondersteunen en mee te nemen in veranderingen;
• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en schakelt gemakkelijk in een veranderende omgeving.

Voldoe je niet aan alle bovenstaande eisen, maar denk je wel dat je waardevolle kennis, ervaring en energie kunt toevoegen aan deze rol? Dan nodigen we je van harte uit om toch te solliciteren. We zijn benieuwd naar jouw inbreng en overtuiging: laat ons zien waarom jij de juiste kandidaat bent voor deze functie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) laat VWS beter presteren. Doordat OBP zich richt op de organisatie, bedrijfsvoering en personeel kunnen onze collega’s zich richten op hun taak. Zo maken wij het verschil.

De directie OBP bestaat uit de volgende afdelingen:

• Personeel en Organisatie: richt en ondersteunt de ontwikkeling van de medewerkers, managers en organisatie van VWS door onder andere HT beleidsontwikkeling, advisering bi personele, arbeidsjuridische en integriteits-gerelateerde vraagstukken als ook recruitment, organisatie-advies en de afhandeling van administratieve p-processen.
• VWS Flex: koppelt concern breed de vraag naar tijdelijk werk op prioritaire dossiers aan de beschikbare tijdelijke capaciteit. Daarmee levert VWS Flex een bijdrage aan het resultaatgericht en flexibel werken binnen VWS en het beperken van externe inhuur.
• Werkomgeving, Inkoop, Strategie en proces (WISP): is verantwoordelijk voor de implementatie van rijksbrede kaders bij VWS en voor specifieke kaderstelling en specialistische advisering ten behoeve van het VWS-bestuur en de VWS-onderdelen op het gebied van faciliteiten, huisvesting en inkoop. WISP geeft gevraagd en ongevraagd advies op het gebied van rijksbrede bedrijfsvoering (Strategisch Advies). Tevens worden in opdracht van de directie Financieel Economische Zaken (FEZ) tweedelijns activiteiten op het gebied van kwaliteit en procesbeheersing uitgevoerd (Kwaliteit Proces & Advies).
• Informatievoorziening: ondersteunt het kerndepartement en dienstonderdelen in de informatiebehoefte, inclusief kaderstelling en toetsing in samenwerking met de directie Informatiebeleid, beheert applicaties en verzorgt toegang tot- en beheer van informatie. Informatievoorziening bestaat uit de teams CIO-Kern/Informatiemanagement, Kennisplein, I-team (functioneel beheer) en het programma Open Overheid.
• Bedrijfsbureau: ondersteunt de primaire processen van de directie, zoals bedrijfsvoering en ondersteuning, evenementenbureau, communicatie, inkoop, financiën & control en chauffeursdiensten.

Bijzonderheden

• Meer weten over de functie en de uitdagingen in ons team? Neem dan gerust contact op met Peter Vogel, Manager WISP via 06 - 50 17 51 24 of per mail p.vogel@minvws.nl;
• Goed om te weten: Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan;
• We zijn benieuwd naar jouw motivatie voor deze functie en zien een toelichting daarvan dan ook graag terug in je sollicitatiebrief. Daarnaast vragen we om in jouw cv uitvoerig jouw werkzaamheden te omschrijven, zodat we een juiste inschatting kunnen maken van jouw ervaring;
• Ben je een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie;
• Word je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek? Houd er alvast rekening mee dat de eerste gesprekken begin tussen week 26 en 27 worden gepland;
• We gaan graag voor een duurzame arbeidsrelatie. Daarom bieden we je, na gebleken goed functioneren tijdens het eerste jaarcontract, uitzicht op een vast dienstverband.