(Flex) Managementondersteuner Bestuursraad (SG | pSG)

Een persconferentie over een zorgcrisis, breaking news over een wetswijziging en een kabinetswissel in de lucht. Dit is de dynamische omgeving waarin jij als managementondersteuner werkt bij de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ). Je zit niet alleen op de eerste rij, je bent zelfs één van de onmisbare krachten die er achter de schermen voor zorgen dat alles op rolletjes loopt! Uitdaging en afwisseling volop, want hier is iedere dag weer een verrassing!

Wat ga je doen als managementondersteuner?
"Wat deze functie zo leuk maakt, is de afwisseling. Door op twee secretariaten te werken, leer je veel collega's kennen, bouw je snel een netwerk op en krijg je een goed beeld van de organisatie. Je schakelt tussen verschillende werkzaamheden en onderwerpen, waardoor je jezelf continu ontwikkelt en geen dag hetzelfde is." Janine Rog, managementondersteuner BPZ

Jouw rol is bijzonder, want jij mag werken op verschillende secretariaten op de 5e verdieping van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport in Den Haag. Hier zetelen de ministers en de Bestuursraad (SG, pSG en DG’s). 

Vooralsnog ga je starten op het secretariaat van de SG en pSG. Samen met de vaste managementondersteuner van de SG en van de pSG zorg je ervoor dat het secretariaat goed loopt. Sommige dagen ben je zelfstandig verantwoordelijk voor de SG agenda, andere dagen ben je zelfstandig verantwoordelijk voor de pSG agenda en sommige dagen werk je aan gezamenlijke taken.

Zonder jou geen strak geplande afspraken en goed voorbereide overleggen voorzien van de juiste stukken en annotatie(s), dat is immers de core business van ons vak. Door jou kunnen de leden van de Bestuursraad goed gehumeurd beginnen aan hun dag vol afspraken, die jij vanzelfsprekend ook strak bewaakt. En omdat die ene spoedafspraak er toch ook nog tussenmoet, jij maakt het onmogelijke toch weer mogelijk! Met de chauffeur stem je de reistijden goed af, want iedere minuut te vroeg is verloren kostbare tijd. Je kijkt natuurlijk verder vooruit en ziet al wat conflicten in de agenda. Dit los jij natuurlijk al op, nog voordat erom gevraagd is! 

Gelukkig doe je dit niet alleen en werk je intensief samen met de vaste managementondersteuners van het secretariaat. Jullie verdelen de taken goed en zorgen er samen voor dat het secretariaat op het hoogste niveau functioneert. Doordat jij de werkwijze van de vaste managementondersteuner vloeiend overneemt, blijven de werkprocessen efficiënt. De volgende dag ben jij immers met jouw kennis en kunde weer aanwezig op een ander secretariaat. 

Wat maakt jouw rol zo interessant?

• Je krijgt een uniek inkijkje op ‘de 5e’. Doordat je ‘hopt’ tussen verschillende secretariaten, zie je van dichtbij hoe uiteenlopende (politieke) onderwerpen of besluitvormingen tot stand komen;
• Dit is de kans om je als managementondersteuner nog verder te professionaliseren. Op elk secretariaat gebruik je andere skills en groei je zichtbaar in je rol. Wij zeggen altijd: als je dit kunt, kun je alles!
• In korte tijd leer je veel mensen kennen en zij jou! Je kunt laten zien wat je in huis hebt en kansen pakken om je eigen ambities waar te maken;
• De vaste managementondersteuner kan het secretariaat met een gerust hart aan jou overlaten bij verlof of afwezigheid. Jij zorgt ervoor dat de dienstpostbus spik en span is en ziet dat als een uitdaging;
• Je werkt op hoog niveau, maar in een sfeer die verrassend informeel is. Dat maakt samenwerken heel prettig en fijn.

Hoe ziet het inwerkprogramma eruit? 
 Je krijgt een warme en persoonlijke ontvangst en wordt goed op weg geholpen door afdelingsmanager Mariska en je collega-managementondersteuners. Omdat we het belangrijk vinden dat je je thuis voelt en je voldoende kennis van de organisatie en de secretariaten opdoet, zal het inwerken maatwerk zijn. Zodra het kan, zie jij het als een uitdaging om vol energie aan de slag te gaan!

Functie-eisen

• Je hebt minimaal mbo-niveau in secretariële richting;
• Je hebt minstens 5 jaar ervaring als managementondersteuner;
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het werken in een bestuurlijke of politieke omgeving.

Herken jij jezelf hierin?
 Deze rol vraagt om méér dan alleen overzicht houden en afspraken plannen. Je bent een ervaren managementondersteuner die stevig in de schoenen staat en de nuance makkelijk maakt. Je voelt je verantwoordelijk voor jouw werk én de professionaliteit van het secretariaat. Je schakelt soepel tussen belangen en prioriteiten. Snel en feilloos voel je aan wat er speelt, maar in de dynamiek zorg je voor rust en overzicht. Het werk vereist grotendeels jouw inzet en aanwezigheid op kantoor, in goed overleg kan af en toe vanuit huis worden gewerkt. 

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je komt terecht in een hardwerkend maar hecht, gezellig en enthousiast team van 20 managementondersteuners (m/v). Het tempo ligt hoog en de dagen zijn lang! We zorgen goed voor elkaar en bieden elkaar graag een helpende hand. We denken met elkaar mee en houden elkaar scherp. 

Ons MO-team valt onder de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ). Hier werken zo’n 85 collega’s in verschillende teams die jou graag leren kennen!

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:  

• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat.
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Bijzonderheden

• Het gaat om een functie voor 36 uur, verspreid over 4 dagen, van maandag tot en met donderdag en grotendeels op kantoor;
• Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Bel gerust met Mariska Lukus (MT-lid en Manager Secretariaten BPZ) op 06-27520835 of mail via mj.lukus@minvws.nl;
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag; 
• Ben je een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie;
• Als je al in vaste dienst van het Rijk en een vaste aanstelling hebt, dan kun je op basis van je vaste aanstelling ook bij ons in dienst treden.

Het werving- en selectieproces ziet er als volgt uit:

• Wanneer we een match zien op papier, nodigen we jou uit voor een eerste gesprek. Houd er alvast rekening mee dat de 1e en 2e gesprekken in tussen 30 juni en 7 juli plaats zullen vinden;
• Loopt dit gesprek van beide kanten positief, dan sluiten we af met een arbeidsvoorwaardengesprek.