Managementondersteuner directie GMT

Wil jij werken op het snijvlak van beleid, bestuur en maatschappelijke actualiteit? Als managementondersteuner bij GMT zorg je dat de directie soepel en professioneel functioneert, zodat beleidsmedewerkers en het managementteam zich kunnen richten op hun inhoudelijke werk en impact kunnen maken op de gezondheidszorg in Nederland.

Wat ga je doen als managementondersteuner bij GMT?

"Als managementondersteuner bij onze directie ben je de verbindende schakel. Samen met een betrokken team zorg je ervoor dat alles soepel loopt en dat we elkaar versterken in ons werk." Yvonne van den Beukel, managementondersteuner

Als managementondersteuner bij GMT houd je complexe agenda’s bij, organiseer je interne en externe vergaderingen en bewaak je het overzicht van de burgervragen. Je bent het centrale aanspreekpunt voor jouw MT-lid en hun teams, schakelt snel bij actuele vragen van parlement of minister en houdt het overzicht in een dynamische omgeving.

Je beheert onder andere de agenda van ten minste een MT-lid, coördineert afspraken, verzorgt vergaderstukken via het systeem iBabs, en zorgt dat brieven en parlementaire stukken tijdig en correct worden verwerkt in het systeem Marjolein. Je monitort inkomende vragen van burgers en schakelt deze door naar de juiste collega, terwijl je de voortgang bewaakt en collega’s aanspreekt op deadlines. Je werkdag kan bestaan uit het plannen van meerdere (externe) overleggen, en controleren van uitgaande (Kamer)brieven en het afstemmen met collega’s binnen het team van managementondersteuners. Binnen deze functie ben je niet verantwoordelijk voor mailboxbeheer van MT-leden en hoef je vergaderingen niet inhoudelijk voor te bereiden.

Het team bestaat uit vijf managementondersteuners die samen zorgen voor continuïteit, vervanging en dagelijkse afstemming. Samen ben je de verbindende schakel tussen MT-leden en beleidsmedewerkers, in een directie die zich richt op het beschikbaar maken van veilige, kwalitatief goede en betaalbare medische producten voor de patiënt.

Functie-eisen

• Opleiding en/of werk- en denkniveau
  Afgeronde mbo-opleiding (niveau 4), bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting
• Relevante werkervaring
  Aantoonbare ervaring als managementondersteuner, managementassistent of vergelijkbare functie in een complexe en dynamische organisatie
• Inhoudelijke kennis of expertise
  Organiserend vermogen: Ervaring met complex agendabeheer, prioriteiten stellen en overzicht houden bij meerdere lopende zaken. Ken je systemen zoals iBabs of Marjolein nog niet? Dan leren we je dat graag.
• Samenwerken en communiceren
  Stemt actief af met collega’s, deelt kennis en vervangt elkaar waar nodig en heeft daarin een proactieve houding. Beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk) en een goede beheersing van de Engelse taal.
• Nauwkeurigheid en professionaliteit
  Werkt secuur, bewaakt deadlines en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Flexibiliteit en bestuurlijke sensitiviteit
  Schakelt snel in een dynamische, politieke omgeving en heeft oog voor gevoeligheden binnen de organisatie

Bij VWS werken we aan een inclusieve organisatie waarin iedereen zich welkom voelt. Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar herken je jezelf in het profiel? Dan nodigen we je nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Geneesmiddelen en Medische Technologie (GMT) bij het ministerie van VWS (onderdeel van DG Curatieve Zorg) houdt zich bezig met de beschikbaarheid, betaalbaarheid en innovatie van medicijnen en medische hulpmiddelen. Het werkveld van de directie GMT is dynamisch en staat continu in de politieke aandacht. GMT staat aan de lat voor diverse en complexe maatschappelijke vraagstukken, denk bijvoorbeeld aan de kostenontwikkeling van nieuwe geneesmiddelen en beschikbaarheid van medische producten. De directie heeft meer dan 100 medewerkers.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:  

• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat.
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Bijzonderheden

• Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Bel gerust met Bjorn Decoster op 0652809399 of mail via b.decoster@minvws.nl.
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
• Word je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek? Houd er alvast rekening mee dat de eerste gesprekken op worden gepland. 
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.