Managementondersteuner directie Jeugd

Functiebeschrijving:

Als managementondersteuner bij directie Jeugd ben je het visitekaartje en de steunpilaar van de directie. Jij speelt samen met het team een sleutelrol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen. Je zorgt ervoor dat het MT en de medewerkers van de directie zich volledig kunnen richten op hun kerntaken om ervoor te zorgen dat het stelsel van preventie en jeugdhulp goed functioneert zodat kinderen gezond en veilig opgroeien en waar nodig passende jeugdhulp ontvangen. De omgeving is dynamisch, maar jij bewaart het overzicht en weet de juiste prioriteiten te stellen. Je bent samen met je collega’s verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waarin jouw pro-activiteit, oplossingsgerichte, organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen.

Wat ga je doen als managementondersteuner bij directie jeugd?
“Het MT en de medewerkers ondersteunen bij allerhande vragen , is een mooie uitdaging. Net als het creëren van overzicht in de drukke agenda van het MT."

 Als managementondersteuner bij de directie Jeugd houd je complexe agenda’s bij, organiseer je interne en externe vergaderingen en bewaak je het overzicht van de burgervragen. Je bent het centrale aanspreekpunt voor jouw MT-leden en hun teams, schakelt snel bij actuele vragen van parlement of minister en houdt het overzicht in een dynamische omgeving.

Je beheert de agenda van de plaatsvervangend directeur en een MT-lid en waar nodig achtervang je het agendabeheer van de andere MT-leden (inclusief de directeur) samen met je collega’s. Je coördineert afspraken, verzorgt vergaderstukken via het systeem iBabs, en zorgt dat brieven en parlementaire stukken tijdig en correct worden verwerkt in het systeem Marjolein. Je monitort inkomende vragen van burgers en schakelt deze door naar de juiste collega, terwijl je de voortgang bewaakt en collega’s aanspreekt op deadlines. Je hebt contact met collega’s binnen VWS, maar ook met externe relaties. Je werkdag kan bestaan uit het plannen van meerdere (externe) overleggen, regelen vergaderlocaties, afhandelen telefoontjes, het voeren van agenda-overleg met een MT-lid, klaarzetten vergaderstukken en controleren van uitgaande (Kamer)brieven op huisstijl. Je werkzaamheden zijn afwisselend en soms onder tijdsdruk waardoor het houden van overzicht, flexibiliteit en snel kunnen schakelen belangrijk zijn. 

Het team bestaat uit zeven personen die zich bezighouden met managementondersteuning en/of bedrijfsvoering. Je werkt met hen nauw samen en zorgt gezamenlijk voor continuïteit, vervanging en dagelijkse afstemming. Ook borgen we als team dat er in principe elke dag 1 of meerdere managementondersteuners op kantoor aanwezig zijn. Collegialiteit en flexibiliteit worden belangrijk geacht en iedereen is bereid elkaar te helpen en een stapje extra te doen als dat nodig is. Samen ben je de verbindende schakel tussen MT-leden en beleidsmedewerkers, in een directie die zich richt op het gezond en veilig opgroeien van kinderen en het waarborgen van goede en toegankelijke jeugdhulp waar nodig. 

• Je bent in het bezit van een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4), bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
• Je hebt aantoonbare ervaring als managementondersteuner, managementassistent of in een vergelijkbare functie binnen een complexe en dynamische organisatie.
• Je hebt sterk organiserend vermogen en ervaring met complex agendabeheer, het stellen van prioriteiten en het bewaren van overzicht bij meerdere lopende zaken. Je hebt bij voorkeur kennis van systemen zoals iBabs of Marjolein, of bent bereid dit te leren.
• Je bent communicatief vaardig, stemt actief af met collega’s, deelt kennis en vervangt elkaar waar nodig. Je hebt een proactieve houding en een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt nauwkeurig, bewaakt deadlines en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent flexibel en bestuurlijk sensitief. Je schakelt snel in een dynamische, politieke omgeving en hebt oog voor gevoeligheden binnen de organisatie. Je begrijpt wanneer discretie en flexibiliteit gevraagd worden.

In verband met het borgen van de dagelijkse bezetting op het secretariaat worden werkdagen/tijden in overleg bepaald.  

Bij VWS werken we aan een inclusieve organisatie waarin iedereen zich welkom voelt. Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar herken je jezelf in het profiel? Dan nodigen we je nadrukkelijk uit om te solliciteren.

 Meer over jouw toekomstige directie, de directie Jeugd:

Kinderen in Nederland groeien gezond en veilig op, ontwikkelen hun talenten en doen mee in de samenleving. Dat is de beleidsdoelstelling van de directie Jeugd. We zijn verantwoordelijk voor het stelsel van preventie en jeugdhulp, zoals dit in de Jeugdwet is vastgelegd.

 De directie Jeugd bevindt zich in een dynamische, politiek gevoelige en veelzijdige werkomgeving. 

 De directie bestaat uit ongeveer 80 fte en kent geen afdelingen. Collega’s werken in teams die in een flexibel verband van onderwerpen per manager gebundeld zijn. Het managementteam draagt gezamenlijk zorg voor de aansturing van de directie (collegiaal MT). Het MT bestaat uit een directeur, plv directeur, 4 MT-leden en een directiesecretaris. 

 Je komt terecht in een warme, gezellige directie. Wij vinden het belangrijk dat we naast het gezamenlijk behalen van resultaten het ook samen leuk hebben op het werk. 

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:  

• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat. We zijn flexibel met thuiswerken, maar mocht aanwezigheid op kantoor noodzakelijk zijn dan wordt wel verwacht dat je er bent. In zijn algemeenheid hanteren wij als directie Jeugd een richtlijn van 50% van de werktijd/minimaal 2 dagen op kantoor. En specifiek voor het secretariaat geldt dat we borgen dat er altijd minimaal 1 managementondersteuner op kantoor aanwezig is.
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

 Bijzonderheden

 Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Bel gerust met Kim Janssen 06-21896523 of mail via kt.janssen@minvws.nl.

• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag.
• Het is mogelijk dat wij mensen al op gesprek uitnodigen voordat de sollicitatiedeadline sluit.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen.
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.

.