Senior Directiesecretaris

Functieomschrijving
Ben jij een strategisch sterke en proactieve adviseur die moeiteloos overzicht houdt in een dynamische bestuurlijke omgeving? En vind je het leuk om dicht op het vuur te zitten en een directeur en managementteam scherp te houden?

Voor de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel binnen VWS zoeken wij een strategische senior directiesecretaris die fungeert als rechterhand van de directeur. Iemand die vooruitdenkt, verbanden legt en precies weet wat er speelt binnen en buiten de directie. Je bent de ogen en oren van de directeur en zorgt dat zij steeds beschikt over de juiste informatie, op het juiste moment, in de juiste vorm. 

Kortom: een rol voor een stevige professional die het leuk vindt om strategie, organisatie en mensen te verbinden. Is je interesse gewekt? Lees dan verder en solliciteer!

Wat ga je doen als senior Directiesecretaris?
Als senior directiesecretaris ben je een stevige adviseur en de centrale spil rond het managementteam van de directie OBP. Je fungeert als vraagbaak voor het MT en de directie en doorgrondt snel wat er speelt. Je legt verbanden tussen dossiers, vertaalt ontwikkelingen naar concrete agendapunten (beslispunten of ter kennisgeving) en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Daarbij ben je een inhoudelijke sparringpartner voor zowel het MT als collega’s binnen en buiten de directie.

In deze rol ben je niet alleen organisatorisch sterk, maar ook inhoudelijk scherp. Je overziet het grotere geheel, signaleert kansen en risico’s en attendeert de directeur en het MT proactief op relevante ontwikkelingen. Je neemt daarin een duidelijke aanjagersrol: je houdt overzicht, brengt beweging en zorgt dat besluiten daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Je werkt zelfstandig, denkt twee stappen vooruit en durft daarin keuzes te maken. De directeur moet op je kunnen bouwen. Jij zorgt dat de juiste onderwerpen op tafel komen, dat processen voortgang houden en dat de directie OBP stevig gepositioneerd blijft binnen VWS.

Rechterhand van de directeur
In deze rol ben je de belangrijkste sparringpartner van de directeur in het dagelijkse werk. Je signaleert ontwikkelingen binnen en buiten de directie en vertaalt deze direct naar acties of aandachtspunten.

Je helpt de directeur het overzicht te behouden en ondersteunt haar bij het stellen van prioriteiten. Daarbij leg je verbindingen tussen dossiers, projecten en bestuurlijke processen. Je attendeert haar proactief op relevante ontwikkelingen en zorgt dat zij goed voorbereid is op belangrijke momenten.
Je bent daarin niet alleen adviserend, maar ook initiatiefnemend, ofwel je ziet wat nodig is en zorgt dat het gebeurt.

Spil van de directie
Je bent de verbindende schakel tussen de directeur, het managementteam, de directie OBP en andere directies binnen het ministerie van VWS. Je ondersteunt het MT zowel inhoudelijk als organisatorisch en zorgt voor goed voorbereide en effectieve besluitvorming.
Je bereidt MT-vergaderingen voor, stelt agenda’s op, denkt inhoudelijk mee over de bespreekpunten en zorgt voor heldere verslaglegging. Daarnaast bewaak je de actie- en besluitenlijsten en monitor je de voortgang van gemaakte afspraken.

Ook coördineer je de voorbereiding van stukken en annotaties voor VWS-brede en rijksbrede overleggen waarin MT-leden de directie vertegenwoordigen. Je beoordeelt en structureert de stukken, zet deze gericht uit binnen de directie en zorgt dat de input tijdig en goed afgestemd wordt aangeleverd. Uiteindelijk bewaak jij de kwaliteit en samenhang van de annotaties richting het MT.

Regie op bestuurlijke processen
Je ondersteunt de directie bij de interne bestuurlijke cyclus en bewaakt dat processen zorgvuldig en efficiënt verlopen.
Je bereidt besluitvormingsprocessen voor, monitort de uitvoering van besluiten en zorgt dat acties worden opgevolgd. Daarbij zorg je voor overzicht en transparantie richting de organisatie. Ook zorg je voor duidelijke communicatie over besluiten en borg je dat relevante documenten en besluitvorming goed worden vastgelegd.

Bijdragen aan organisatieontwikkeling
De financiële functie binnen VWS is in 2025 vernieuwd, waarbij ook de directie OBP opnieuw is ingericht. In deze fase van ontwikkeling speel jij een belangrijke rol.
Je denkt mee over de verdere ontwikkeling van de directie, brengt initiatieven bij elkaar en helpt de samenwerking binnen het MT en de directie te versterken. Ook ondersteun je het MT bij het opstellen van het jaarplan en draag je bij aan het realiseren van de directiedoelen.

Waarom deze functie interessant is
Deze functie biedt een unieke positie dicht bij de directie van OBP. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en invloed op de manier waarop de directie functioneert en samenwerkt binnen VWS. Daarnaast zal jij als directiesecretaris en SA elkaar kunnen versterken in de samenwerking
Het is een veelzijdige rol waarin je werkt op het snijvlak van strategie, bestuur en organisatieontwikkeling. Je ontwikkelt een breed netwerk binnen het ministerie en krijgt volop ruimte om je verder te ontwikkelen.

Functie-eisen

• Een afgeronde wo opleiding;
• Een aantal jaar relevante werkervaring binnen een beleidsdirectie, bijvoorbeeld als senior directiesecretaris, senior beleidsmedewerker, senior adviseur of als projectmanager;
• Sterk analytisch: Je kunt complexe nota’s en stukken snel doorgronden, hoofd- en bijzaken scherp onderscheiden en informatie kernachtig samenvatten. Je bent in staat om stukken te beoordelen en te annoteren en de belangrijkste punten helder in korte bullets te formuleren;
• Organisatiesensitiviteit: Je begrijpt hoe besluitvorming binnen een beleidsdirectie en het Rijk werkt. Je weet hoe de lijnen lopen, zoekt zaken uit als iets nog niet duidelijk is en beweegt je gemakkelijk in een bestuurlijke omgeving;
• Proactief: Je denkt met je strategisch inzicht altijd vooruit, signaleert ontwikkelingen en handelt daarnaar. Je loopt vaak twee stappen vooruit en neemt initiatief zonder voortdurend bevestiging te zoeken;
• Netwerken: je schakelt gemakkelijk tussen onderwerpen en taken, bewaakt planning en deadlines en weet mensen te verbinden, te overtuigen en mee te krijgen.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) laat VWS beter presteren. Doordat OBP zich richt op de organisatie, bedrijfsvoering en personeel kunnen onze collega’s zich richten op hun taak. Zo maken wij het verschil.

De directie OBP bestaat uit de volgende afdelingen:

• Personeel en Organisatie: richt en ondersteunt de ontwikkeling van de medewerkers, managers en organisatie van VWS door onder andere HT beleidsontwikkeling, advisering bi personele, arbeidsjuridische en integriteits-gerelateerde vraagstukken als ook recruitment, organisatie-advies en de afhandeling van administratieve p-processen.
• VWS Flex: koppelt concern breed de vraag naar tijdelijk werk op prioritaire dossiers aan de beschikbare tijdelijke capaciteit. Daarmee levert VWS Flex een bijdrage aan het resultaatgericht en flexibel werken binnen VWS en het beperken van externe inhuur.
• Werkomgeving, Inkoop, Strategie en proces (WISP): is verantwoordelijk voor de implementatie van rijksbrede kaders bij VWS en voor specifieke kaderstelling en specialistische advisering ten behoeve van het VWS-bestuur en de VWS-onderdelen op het gebied van faciliteiten, huisvesting en inkoop. WISP geeft gevraagd en ongevraagd advies op het gebied van rijksbrede bedrijfsvoering (Strategisch Advies). Tevens worden in opdracht van de directie Financieel Economische Zaken (FEZ) tweedelijns activiteiten op het gebied van kwaliteit en procesbeheersing uitgevoerd (Kwaliteit Proces & Advies).
• Informatievoorziening: ondersteunt het kerndepartement en dienstonderdelen in de informatiebehoefte, inclusief kaderstelling en toetsing in samenwerking met de directie Informatiebeleid, beheert applicaties en verzorgt toegang tot- en beheer van informatie. Informatievoorziening bestaat uit de teams CIO-Kern/Informatiemanagement, Kennisplein, I-team (functioneel beheer) en het programma Open Overheid.
• Bedrijfsbureau: ondersteunt de primaire processen van de directie, zoals bedrijfsvoering en ondersteuning, evenementenbureau, communicatie, inkoop, financiën & control en chauffeursdiensten.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:  

• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat.
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Bijzonderheden

• Meer weten over de functie en de uitdagingen in ons team? Neem gerust contact op met Hui-Ling Tigchelaar, directeur OBP, via h.Tigchelaar@minvws.nl of bel haar via 06- 11 79 47 92;
• Twijfel je of je geschikt bent,  neem dan ook contact op met Hui-Ling. Zij kan je verder helpen om een beter beeld te vormen van deze rol; 
• Goed om te weten: Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum. Wil je hem later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan;
• We zijn benieuwd naar jouw motivatie voor deze functie en zien een toelichting daarvan dan ook graag terug in je sollicitatiebrief. Daarnaast vragen we om in jouw cv uitvoerig jouw werkzaamheden te omschrijven, zodat we een juiste inschatting kunnen maken van jouw ervaring;
• Word je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek? Houd er alvast rekening mee dat de eerste gesprekken op maandag 13 april worden gepland. De tweede gesprekken worden gepland op woensdag 15 april;
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen;
• Ben je een verplichte van-werk-naar-werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.